采购验收与追溯信息

验收单记录对已收到货物的质量检查和追溯信息。适用于验收人员。开始前，应已有正式提交的收货单，且该收货单仍有未验收数量。

验收结论应来自实际检查及企业质量管理要求。系统允许录入的选项不能代替质量判断。

第一步：生成验收单

1. 打开本次到货对应的收货单详情。
2. 核对供应商、关联采购单、商品、收货数量与本次实物。
3. 点击 生成验收单。
4. 核对带出的采购、收货及商品信息。页面会带出尚未处理的数量，仍需按本次实际验收范围调整。

不要从另一张相同供应商的收货单开始。关联单据决定了本次验收的数量来源及后续追溯关系。

第二步：填写验收基本信息

图：正式版前端的验收空表单。实际业务应先选择来源收货单；商品行和可用按钮随来源与状态变化。

字段	操作要求
验收日期	填本次实际验收日期，不能早于收货日期，也不能晚于当天
验收人员	选择负责本次验收的人员
验收部门名称	由所选人员带出，核对岗位归属
供应商、采购人员、采购部门、收货地址	来自上游单据，重点检查是否关联正确
备注、附件	记录本次验收说明及整单相关资料

第三步：逐行录入追溯信息

字段	如何填写	常见误区
验收数量、验收单位	录入本次实际完成验收的数量，不能超过剩余可验收数量	把整张采购订单数量当作当前收货单可验数量
批号	按实物标签及随货资料填写	用采购单号、收货单号代替生产批号
序列号	对启用序列号管理的商品逐件登记	多件商品共用一行、一枚序列号
UDI追溯码	根据实物标识核对并录入或解析	把扫描出的数据不经核对直接提交
生产日期、失效日期	与实物标签及资料一致	只填保质期而未核对具体日期
灭菌批号、灭菌日期、灭菌失效日期	对适用商品按实际记录	将生产日期直接替代灭菌日期
注册证/备案凭证	选择与当前商品对应的资料	仅凭名称相近选择不同型号的证照
生产许可证号、受托生产企业许可证号	按商品及实际生产关系核对	忽略受托生产关系或使用不匹配的资料
质检报告	在对应商品行上传或选择适用的报告	只传整单附件，遗漏商品行要求的质检报告

商品档案可以配置批号、序列号、生产日期、失效日期、证照和质检报告等要求。填写时以当前商品的要求及提交提示为准。

启用序列号管理的商品，应按单件拆分和登记，每条序列号对应的数量通常为 1。多个批号、效期或不同验收结论也应分别记录，拆分后核对合计数量没有变化。

第四步：记录质量检查结果

1. 检查 包装、外观、标签，按实际情况填写。
2. 核实 是否有合格证明文件、是否有随货同行单。
3. 选择实际 验收结论，页面提供“待处理”“合格”“不合格”等选项。
4. 发现不合格时，填写 不合格原因及处理措施，并按企业要求保留凭据。
5. 对需要报告的商品，在 质检报告 栏补齐对应资料。

不直接沿用默认结论

验收页可能沿用收货时的结果或默认值。必须依据本次验收重新确认，不能把默认“合格”视为已检验。

已过失效日期的商品不能选择“合格”通过相应校验。剩余有效期、首营和经营范围等问题也可能触发企业配置的控制规则，按提示核实真实资料后处理。

对于待处理或不合格商品，应按企业质量制度决定隔离、复查、退回或其他处理。不要为了完成入库把结论改为“合格”。后续需要入库登记时，必须核对对应质量属性的货位。

同批到货分次验收

教学示例：收货单登记了 6 件，本次仅完成其中 4 件验收。

1. 将本次验收数量填写为 4 件，并保留对应批号、效期和结论。
2. 提交本次验收单，检查本次数量为 4 件。
3. 回到原收货单，核对剩余未验收的 2 件。
4. 剩余货物完成检查后，从原收货单再次 生成验收单。

对于本次不验收的商品，移除本次不处理的明细并核对范围。不要以未完成检查的货物凑满剩余数量。

批量录入、报告与预览

商品较多时可使用 通过Excel复制批量验收，按弹窗说明准备数据，完成解析后核对各行商品、批号、序列号、日期和数量。扫码或批量录入只是录入方式，仍需完成实际质量检查。

质检报告应对应商品及实际批次。批量上传时先确认选中的商品范围，避免同一报告被误分配到不相关商品。详情页在具备对应权限及可操作条件时可补录报告；补录前应核对是否影响已经关联的库存资料。

编辑页的 预览 或 自定义预览 用于查看单据输出效果。预览可能先保存草稿，不能将预览成功当作正式提交成功。

保存、提交与结果检查

1. 内容尚未完成时点击 保存草稿，后续打开该草稿继续编辑。
2. 完成实际验收及资料核对后点击 提交。
3. 如出现校验错误，修正对应商品或基本信息；出现可确认提醒时，先查看问题再决定。
4. 提交成功后打开验收详情，核对单号、人员、数量、批号、日期、验收结论与报告。
5. 确认存在待入库数量后，点击 生成入库单，交给仓库人员。

验收提交后进入入库环节，并不代表货物已完成仓库和货位登记。已提交验收单如需更正，应先检查是否存在入库单，再参照采购异常与更正处理。

下一步：采购入库与结果核对。