采购流程总览

一笔标准采购通常经过四张单据：采购订单 → 收货单 → 验收单 → 入库单。采购订单记录向谁采购、采购什么以及数量和价格；收货单记录实际到货；验收单记录质量检查与批次追溯信息；入库单记录货物放入哪个仓库、哪个货位。

本组教程适用于企业版 Web 的标准采购流程。便捷采购、直调业务、借入转采购和集团内部交易具有各自的来源关系，不能直接照搬标准采购的编辑与弃审操作。

开始前准备

开始录单前，先准备供应商资料、商品资料、采购约定和到货凭据，并确认当前登录的是本次采购所属的企业。管理员还需事先配置可用员工、仓库、货位及采购审批流程。

页面中的必填项、资质控制、默认人员和默认数量会受企业配置影响。默认带出的值仍需经办人核对。

环节	主要经办岗位	完成什么	交给谁
采购订单	采购人员	填写供应商、商品、数量、单位、价格并提交	审批人员
采购审核	当前审批节点的审批人员	核对采购内容，选择通过或驳回并填写意见	收货人员
收货单	收货人员	按本次实物到货记录数量和运输情况	验收人员
验收单	验收人员	核对批次、效期、资质及质量情况，记录验收结论	仓库人员
入库单	仓库人员	指定仓库、货位和本次入库数量并提交	库存管理及后续业务岗位

是否进入人工审批取决于企业的审批配置。若采购订单提交后直接显示“待收货”，可按该状态交接，无需重复提交或等待不存在的审批任务。

同一账号可能兼任多个岗位，也可能只负责其中一步。是否能操作，以当前账号权限和单据状态为准。

查看状态时，先确认打开的是采购订单、收货单、验收单还是入库单。一张收货单处理完成，不代表整张采购订单的所有货物都已处理完成。

以下为教学示例：采购同一商品 10 件，供应商先送 6 件，后送 4 件。示例数量用于理解流程，应按实际到货填写。

同一批到货也可以按实际进度分次验收、分次入库。不要为剩余数量重复新建采购订单，否则会形成额外的采购业务。

先核对单位，再比较数量。同一商品采用不同包装单位时，不能把“箱”和“件”的数字直接相加。遇到数量超限，先刷新上游单据确认剩余数量，再检查是否存在其他人员已提交的处理记录。

完整采购入库应同时满足：相关入库单已提交、数量与实际一致、仓库和货位正确、批次追溯资料无误，并且库存中能找到对应记录。仅出现“保存成功”、生成了单号或保存了入库草稿，都不能作为库存已增加的依据。

采购入库和财务付款是不同业务。完成入库后，仍需按企业制度完成对账、发票和结算等后续工作。