采购入库与结果核对

采购入库用于把已验收货物登记到实际仓库和货位。适用于仓库入库人员。开始前，应有正式提交的验收单、剩余可入库数量，以及已配置好的仓库和货位。

第一步：从验收单生成入库单

1. 打开本批货物的验收单详情。
2. 核对商品、数量、批号、序列号及验收结论。
3. 确认仍有待入库数量，点击 生成入库单。
4. 核对带出的供应商、采购单、收货单和验收单关联信息。

入库明细来自对应验收记录。发现商品、批号、效期或验收结论错误时，应先处理上游错误，不要只通过更换货位掩盖问题。

第二步：填写入库基本信息

图：正式版前端的入库空表单。实际业务应从验收单生成，并在商品行中填写入库数量和货位。

字段	填写方式	核对重点
入库日期	填实际业务日期	不能早于验收日期，也不能晚于当天
入库仓库	选择实物存放的仓库	核对运输及贮存条件，尤其是需冷链管理的商品
入库人员	选择实际经办人员	与本次仓库操作责任人一致
入库部门名称	根据所选人员带出	核对所属部门
备注、附件	记录本次入库说明和凭据	多次入库时写明本次范围，便于交接

采购订单上的“预入仓库”只表示计划。入库时仍需确认实际的 入库仓库。

第三步：确定数量和货位

1. 核对每行 待处理数，它表示对应验收记录的剩余可入库数量。
2. 按本次实际入库填写 入库数量，确认单位一致。
3. 为每行选择 入库货位。
4. 对照实物，复核商品、批号、序列号、效期与验收结论。
5. 同一商品需要放到不同货位时，按实际数量拆分明细，分别选择货位。
6. 检查拆分后数量合计，不能超过该商品剩余可入库数量。

信息	应如何理解
入库数量	这一次实际登记进仓的数量，不是累计采购数量
入库货位	实物在所选仓库内的存放位置
验收结论	来自验收环节，决定仓库人员应如何处理和存放货物
批号	货物自身的批次追溯信息
入库批次号	系统在入库后用于识别该次库存来源的编号，与生产批号不同

选择或更改仓库后，系统可能重新带出默认货位或推荐货位。务必再逐行核对，不要假定先前选择的货位仍然适用。

不合格商品需要按企业质量制度隔离管理。系统可能为不合格明细带出相应货位，也可能因未配置而无法选定；不能仅为提交成功而改放正常合格货位。

分次或分仓入库

教学示例：某张验收单尚有 6 件待入库，本次只将 4 件放入当前仓库。

1. 本次入库数量填 4 件，选择实际仓库和货位。
2. 提交后核对本次入库单为 4 件。
3. 回到原验收单，确认剩余 2 件待入库。
4. 剩余 2 件实际入库时，再从原验收单生成入库单。

一张入库单选择一个入库仓库。同批货物分别进入不同仓库时，应按各仓库实际数量分别生成入库单，避免用同一仓库的货位代替其他仓库。

保存与提交

• 保存草稿：暂存入库信息，尚未形成正式库存入库。
• 提交：完成数量和仓库货位等校验后，形成正式入库记录并登记库存。
• 删除草稿：仅删除尚未提交且不再需要的草稿；核对单号后操作。

如出现冷链仓库、必填货位或数量校验提示，应按实物贮存条件和上游剩余数量修正。存在需要确认的提醒时，先查看问题内容再处理。

提交后的四项核对

图：一笔 1 件培训采购完成入库后的详情，展示“已入库”状态、明细数量与下方关联单据关系。人员、部门、供应商及内部备注已遮罩。示例单价仅供培训，不代表实际采购价格。

1. 检查入库单

打开入库详情，确认状态为 已入库，核对入库日期、入库人员、仓库、每行货位、数量和入库批次号。

2. 检查库存记录

在库存相关查询中，按商品及本次仓库、批号等条件定位记录。核对商品规格、仓库、货位、批号、序列号、效期和数量。若还有其他业务同时出入库，应结合本次入库记录核对，不能只用当前库存总量倒推本次数量。

3. 检查上游进度

回到验收单和采购订单，确认本次入库已反映到累计处理数量。部分入库时，应能解释尚未入库的剩余数量及其实际位置。

4. 完成岗位交接

将实际存放位置、异常情况及相关凭据交接给后续库存、业务或财务人员。采购入库完成不代表采购付款、发票或结算已完成。

常见问题

现象	排查及处理
验收单没有“生成入库单”	检查是否已提交、是否仍有剩余可入库数量、上游是否终止或属于特殊来源业务
入库货位为空	先确认已选择仓库，再检查该仓库是否配置适用货位
提示数量超过范围	核对当前验收单剩余数量、单位和拆分明细合计，刷新后再处理
保存成功但库存没有增加	先检查是否仅保存草稿，再确认正式提交结果和查询条件
入错仓库或货位	先确认是否已有后续库存业务，再选择符合企业流程的更正方式；不能假定入库单始终可弃审
已入库后不能弃审	可能已发生库存占用、出库、采购退货或其他关联业务，参照异常更正章节检查

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